Sansum Clinic
Decrease (-) Restore Default Increase (+) font size
PrintEmail
Share

 

FacebookIcon.jpg  TwitterIcon.jpg  YouTubeIcon.jpg  InstagramIcon.jpg

 Follow us for healthy tips & info!

Prácticas de Privacidad de HIPAA

AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD (NPP por sus siglas en inglés) SOBRE LA INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA (PHI por sus siglas en inglés) 

Su información. Sus derechos y opciones. Nuestras responsabilidades.

EN ESTE AVISO SE DESCRIBE LA MANERA EN QUE SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE USTED ACCEDER A ESA INFORMACIÓN. POR FAVOR LÉALO CUIDADOSAMENTE

I. PARA ENTENDER SU EXPEDIENTE MÉDICO E INFORMACIÓN SOBRE SU SALUD

Cada vez que usted acude a un hospital, consulta al médico, u otro proveedor de atención médica, se documenta su visita. Por lo general, dicha documentación contiene información sobre las señales y los síntomas de su salud, los resultados de su exámenes físicos y pruebas diagnósticas, una evaluación de su estado de salud actual y un plan para su atención o tratamiento futuro. Conocido con frecuencia como su expediente médico o de salud, este conjunto de información se considera información médica protegida (PHI por sus siglas en inglés) y sirve tanto como base para la planificación y el seguimiento de su atención y tratamiento médico, así como medio de comunicación entre los profesionales de la salud que participan en su atención médica.

El expediente médico es un documento legal, que describe en detalle la atención que usted recibió y es el medio por el cual usted y su compañía de seguros pueden verificar que en realidad se proporcionaron los servicios facturados. El expediente médico sirve de instrumento para educar a los profesionales de la salud y puede proporcionar una valiosa fuente de datos para la investigación médica y para las iniciativas de mejoramiento de la calidad. También se podría utilizar por los funcionarios de la salud pública encargados con mejorar la salud general de la comunidad. Además, el expediente médico puede utilizarse como un recurso para obtener información necesaria para la planificación de la organización y  comercialización de los servicios.

Por lo tanto, comprender el contenido de su expediente médico y cómo se usa o se podría utilizar su PHI le ayuda a (a) examinar y asegurar su precisión; (b) comprender más claramente cómo pueden otros tener acceso a su información médica; y (c) tomar decisiones más informadas al autorizar el uso o la divulgación de dicha información a otros.

Aunque que el expediente médico es propiedad de Sansum Clinic, la información contenida en el mismo le pertenece a usted. Las secciones posteriores de este aviso describen cómo la ley nos permite utilizar, compartir o divulgar su información médica protegida y define sus derechos y opciones con respecto a su PHI y nuestras responsabilidades como custodio y administrador de su expediente médico.

II. USOS Y DIVULGACIONES DE LA INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA PARA TRATAMIENTO, PAGO Y OPERACIONES EN EL SERVICIO DE LA SALUD

Sansum Clinic le solicita que firme un formulario de Autorización general para tratamiento anualmente o cuando sea necesario para mantener su expediente médico correcto y actualizado. Esta autorización permite a la organización, incluida la Prescription Pharmacy de Sansum Clinic (para medicinas recetadas) y el Cancer Center (Centro Oncológico) de Santa Barbara con la Sansum Clinic, utilizar o divulgar su información médica para efectos relacionados con el tratamiento, pago u operaciones de atención médica, de la siguiente manera:

Para el tratamiento. Podemos usar su información médica y compartirla con otros profesionales que lo estén atendiendo. La información obtenida por una enfermera, médico, educador en salud y demás miembros de su equipo de atención médica se documentará en su expediente médico y se utilizará para determinar el curso apropiado de tratamiento para sus problemas de salud, problemas o inquietudes, así como para asegurar que habrá continuidad cuando se presenten transiciones en su atención. Su expediente también puede contener copias de los resultados de las pruebas realizadas en la clínica (por ejemplo, estudios de laboratorio y de radiología) y la correspondencia de otros profesionales de la salud que lo han atendido o le brindan tratamiento fuera de la clínica. Podemos compartir su información médica con otros médicos u otros prestadores de atención médica que brindan servicios que nosotros no brindamos, o podemos compartir esta información con un farmacéutico que necesita surtirle una receta, o con un laboratorio que le realiza una prueba. Por lo tanto, su médico tendrá una imagen precisa, oportuna y completa de su expediente médico y estado de salud general al ver su PHI y podrá tratar sus problemas actuales de salud con seguridad.

Para el pago. Podemos usar y compartir su información médica para facturar y obtener el pago de compañías de seguros y otros pagadores.  Después de su tratamiento, se le envía una factura por los servicios prestados a usted o a un pagador tercero (por ejemplo, compañía aseguradora, seguro de gastos médicos, etc.). La información en la factura puede incluir datos que le identifique, así como su diagnóstico, cualquier procedimiento llevado a cabo, y medicamentos e insumos utilizados. Sin embargo, usted puede solicitar que la PHI relacionada con la parte de la atención médica que usted pagó de su bolsillo no sea divulgada a su plan de salud o compañía de seguros.

Para nuestras operaciones. Podemos usar y compartir su información médica para administrar nuestros servicios, mejorar la atención y planificar para el futuro. Podemos utilizar y divulgar su información para mantener a Sansum Clinic en operaciones. El personal médico, el gerente de riesgos, el de gestiones de la calidad o los miembros del equipo de procesos y mejoramiento de calidad pueden usar la información en su expediente médico para evaluar la atención y los resultados de su caso y otros similares. Luego se utilizará esta información para mejorar la calidad y la eficacia de la atención médica y servicios que ofrecemos a todos nuestros pacientes. También podemos usar y divulgar su PHI cuando sea necesario para revisiones médicas, servicios de abogado y auditorías jurídicas, incluyendo programas de detección de fraude y abuso y programas de cumplimiento, así como planificación y administración de instalaciones.

Para trabajar con nuestros socios comerciales. Existen servicios que nuestra organización brinda a través de acuerdos con contratistas o “socios comerciales” Por ejemplo, servicios de facturación que realizan esos servicios para nosotros; servicios externos de transcripción que transcriben dictado de los médicos; y servicios de consultoría que nos asesoran en diversos aspectos de la administración de atención médica. Cuando contratamos estos servicios, podemos divulgar su información médica a nuestros socios comerciales y subcontratistas para que puedan llevar a cabo el trabajo contratado.

Para notificaciones y recordatorios. Podremos contactarlo por correo postal, correo electrónico (a través de MyChart) o por teléfono para recordarle de una próxima cita o para informarle sobre los resultados de distintas pruebas. Sansum Clinic toma muy en serio los asuntos de privacidad y seguridad, y en el caso de una infracción a la privacidad o ruptura en la seguridad de su PHI, estamos bajo la  obligación de notificarle según las regulaciones federales y/o leyes estatales.

Para comunicarnos con sus parientes y representantes de los pacientes. Podemos usar su información médica en comunicaciones internas y externas. Usando su mejor criterio y su autorización, los profesionales de la salud de la clínica pueden divulgar su PHI a un miembro de su familia, al representante de los pacientes o a cualquier otra persona que usted identifique como partícipe en su atención personal o en el pago de las facturas.

Para la investigación. Podemos utilizar o compartir su información para actividades de investigación médica. Podemos divulgar información a los investigadores cuando una junta de revisión institucional (IRB por sus siglas en inglés) o junta de privacidad que haya examinado la propuesta de investigación y establecido protocolos para garantizar la privacidad y confidencialidad de su información médica, hayan aprobado la investigación.

Para informar a directores de funeraria, examinadores médicos y médicos forenses. Podemos compartir información médica cuando un paciente fallece. Podemos divulgar información médica a médicos forenses o directores de funerarias de acuerdo con las leyes aplicables con el fin de ayudarles a realizar tareas que involucran a pacientes fallecidos.

Para la comercialización. Podemos usar su información médica protegida para propósitos de mercadotecnia. Podremos contactarlo para proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento, nuevos medicamentos u otros beneficios relacionados con la salud, programas y servicios que le puedan ser de interés.

Para recaudar fondos. Podemos contactarlo como parte de un esfuerzo de recaudación de fondos o petición filantrópica. En esta situación, usted tiene derecho a optar por excluirse de dicha recaudación de fondos o petición filantrópica, y se le darán las instrucciones oportunas sobre cómo excluirse. Usted simplemente puede pedirnos que no nos volvamos a comunicar con usted. También tiene la opción de enviar su solicitud para que sea eliminado de la lista de correos de recaudación de fondos enviándonos un correo electrónico a donotmail@sansumclinic.org. Además, no podemos condicionar su tratamiento por su decisión sobre recibir o no información de recaudación de fondos, y usted puede pedir  que lo volvamos a incluir en cualquier momento.

Para la Food and Drug Administration (FDA – Administración de Alimentos y Medicamentos). Enviamos informes urgentes a la FDA. Podemos divulgar cualquier información médica relacionada a situaciones adversas o inusuales causadas por medicamentos, suplementos o equipo médico con el fin de facilitar de manera urgente el retiro del mercado de dichas medicinas o equipo.

Para atender aspectos de la Compensación de los Trabajadores. Podemos usar y compartir PHI al informar sobre los casos de compensación al trabajador. Podemos divulgar información médica en la medida autorizada y necesaria para cumplir con las leyes relacionadas a incapacidad por casos de compensación laboral y otros programas similares establecidos por las leyes.

Para denunciar casos relacionados con la salud pública. Según lo exige la ley, podemos divulgar su información médica a funcionarios de la salud pública o a las autoridades a cargo con el fin de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades, así como para ayudar en retirar productos del mercado. Dicha información puede incluir, pero no se limita a reportar abuso o negligencia o violencia doméstica, la notificación de enfermedades transmisibles, y la notificación de reacciones a medicamentos o problemas con productos o dispositivos. Además, podemos compartir su PHI para prevenir o reducir una amenaza seria a la salud o seguridad  de cualquier persona.

Para actividades de supervisión de salud. Podemos divulgar su información médica a una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas por ley. Las actividades de vigilancia pueden incluir auditorías, investigaciones, inspecciones, declaraciones juradas, citaciones, encuestas, otorgamiento de licencias y acciones disciplinarias, procedimientos o acciones penales u otras actividades necesarias para que el gobierno monitoree programas,  cumplimiento con las leyes de los derechos civiles y el sistema de salud en general.

Para fines del cumplimiento de la ley. Podemos divulgar su información médica si fuere requerida por las autoridades del orden público, la policía militar, la seguridad nacional, los servicios de protección presidencial o las autoridades judiciales. Si nos lo solicitaran dichas autoridades policiales u organismos legales, podríamos divulgar su PHI en las siguientes circunstancias: (a) sospecha de conducta criminal o muerte potencial debido a la conducta criminal; o (b) en respuesta a una orden judicial, citatorio, orden del tribunal, orden administrativa, citación u otro proceso legal similar.

Para el cumplimiento de la ley. Compartiremos su información si las leyes federales o del estado lo requieren. Este tipo de divulgación incluye el compartir su PHI con el Department of Health and Human Services (Departamento de salud y servicios humanos) y, más específicamente, con la Office for Civil Rights (Oficina de derechos civiles) como prueba del cumplimiento con los Reglamentos de privacidad de HIPAA.

III. AUTORIZACIONES

Cuando Sansum Clinic solicita permiso para usar su información médica protegida para fines que no sean de tratamiento, pago u operaciones de atención médica (TPO por sus siglas en inglés), o para divulgar su PHI a terceros para fines no mencionados en la sección II del presente aviso, se le podría pedir que firme una autorización. Ejemplos típicos incluyen cuando se pide (a) divulgar información a un empleador para decisiones de empleo y (b) divulgar información para determinar su elegibilidad para un seguro de vida. Además, se requerirá autorización para usar o divulgar informes de psicoterapia si recibirá tratamiento por personas que no sean los que crearon de los apuntes.

IV. SUS DERECHOS Y OPCIONES

La información médica protegida que se encuentra en su expediente médico le pertenece a usted. Por lo tanto, usted tiene ciertos derechos y opciones definidas con respecto a la PHI que guardamos y mantenemos a nombre suyo. Por ejemplo, usted puede decidir que información podemos divulgar al compartirla en situaciones de desastre y también cuando usted le permite a la clínica que incluya información suya en una de nuestras publicaciones. Otras opciones por las que usted puede optar son las siguientes:

Obtener una copia impresa de este Aviso de prácticas de privacidad (NPP por sus siglas en inglés) sobre la información de salud protegida con prontitud, en cuanto usted lo solicite. Cuando usted firma el formulario de Consentimiento general para el tratamiento al registrarse, se le proporciona una copia del presente NPP para que lo lea y lo lleve a casa. También se publica una copia de este mismo NPP en todas las localidades de la clínica y en nuestra página web, www.sansumclinic.org. Aunque usted hubiera obtenido este documento en otra forma o en algún otro momento, sigue teniendo derecho a una copia impresa del presente Aviso en cualquier momento que lo solicite.

Inspeccionar su expediente médico. Usted tiene el derecho a inspeccionar su PHI según se define en el Conjunto de expedientes designados (Designated Record Set o DRS por sus siglas en inglés), que viene siendo el conjunto de información utilizado para tomar decisiones sobre su atención. El DRS incluye documentos médicos y de facturación, pero puede excluir ciertos expedientes de proveedores específicos, tales como información de salud mental (por ejemplo, apuntes de psicoterapia). Para ver su expediente médico en persona, debe presentar una solicitud por escrito a: Sansum Clinic Health Information Services (HIS por sus siglas en inglés), Release of Information Department (ROI por sus siglas en inglés), 317 West Pueblo Street, Santa Barbara, CA 93105. Usted obtendrá una respuesta a su petición dentro de cinco 5 días hábiles, después de lo cual puede acercarse a la ROI Correspondence Office (Oficina de correspondencia para la divulgación de información –ROI por sus siglas en inglés) para ver sus expedientes, tanto impresos como en forma electrónica, según lo solicite. En algunas circunstancias limitadas, su prestador de servicios puede negar la petición para inspeccionar su expediente médico y se le notificará esta denegación por escrito con una explicación de los motivos de la misma antes de 60 días. En dichos casos, usted puede solicitar que se revise esa denegación. Otro profesional médico facultado elegido por Sansum Clinic revisará tanto su petición como la denegación. La clínica tendrá la obligación de aceptar el resultado de esta revisión secundaria.

Obtener una copia de su expediente médico. Usted puede solicitar una copia de su expediente médico mediante la presentación de un formulario de Autorización para el uso/divulgación de la información médica protegida a Health Information Services, ROI Department, 317 West Pueblo Street, Santa Barbara, CA 93105. Hay gastos administrativos en proporcionarle a una copia impresa o en formato electrónico (por ejemplo, CD, DVD, memoria USB o una unidad flash) para su uso personal según lo solicite. Sin embargo, una vez que un formulario válido de autorización de divulgación de información esté en el archivo, no hay ningún cargo si la copia se va a enviar directamente desde la Oficina de correspondencia de ROI a su médico u otro proveedor de atención médica. Su solicitud será procesada en forma oportuna según la política, formato y tipo de divulgación, y se le notificará tan pronto como se complete su solicitud. Como se indicó anteriormente, su solicitud para obtener una copia de cierta información de salud mental puede ser denegada por su prestador de servicios y se le notificará acerca de esa denegación dentro de cinco 5 días hábiles de haber recibido su solicitud.

Presentar un anexo o solicitar una enmienda o una corrección. Si usted cree que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, nos puede proporcionar un anexo por escrito para que se adjunte a cualquier apunte o informe escrito en su expediente médico o no puede pedir que enmendemos la información. Para presentar un anexo por escrito, debe llenar el formulario Solicitud para enmendar la información médica protegida. El formulario aplicable puede presentarse por correo, por fax (805-898-3428), o en persona a Health Information Services, ROI Department, 317 West Pueblo Street, Santa Barbara, CA 93105. Si su solicitud no viene por escrito o no indica la razón para apoyar su solicitud, puede denegarse. Además, podemos denegar su petición si usted nos pide que cambiemos la información que:

A. No fue originada por la clínica, a menos que la persona o entidad que generó la información ya no esté disponible para hacer la enmienda. 

B. No forma parte de su expediente médico (su PHI) como lo define y mantiene la clínica. 

C. No forma parte de la información que usted tendría permitido inspeccionar o copiar bajo la política de la clínica. 

D. Es precisa y completa tal y como está.

Revocar su autorización para usar o divulgar Información médica protegida en cualquier momento, salvo en la medida en que la información ya haya sido usada o divulgada. Por ejemplo, Sansum Clinic puede obtener su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI para fines distintos de tratamiento, pago u operaciones de atención médica (por ejemplo, usted puede firmar una autorización que permita a la clínica divulgar su PHI a una compañía de seguros de vida con el fin de obtener cobertura de seguro de vida). Cualquier autorización que usted nos proporcione con respecto al uso o divulgación de su PHI puede ser revocada en cualquier momento. Usted debe presentar su solicitud por escrito a Health Information Services, ROI Department, 317 West Pueblo Street, Santa Barbara, CA 93105. Su solicitud será procesada dentro de los 15 días hábiles siguientes a haberla recibido. Después que usted revoque su autorización, ya no utilizaremos ni divulgaremos su información médica para los fines descritos en la autorización.

Obtener una "Contabilidad de divulgaciones" (Accounting of Disclosures o AOD por sus siglas en inglés) de su Información médica protegida. Usted puede pedir una lista de ocasiones en las que hemos compartido su PHI durante un período específico de 6 seis años antes de la fecha de su solicitud, incluyendo a quién fue divulgada su información y por qué. Una AOD es una lista de ciertas divulgaciones no rutinarias que Sansum Clinic haya hecho que involucre su PHI para fines distintos de tratamiento, pago u operaciones para la atención médica para las que usted no haya dado su autorización, como divulgaciones a funcionarios de salud pública. Para obtener esta lista, usted debe completar un formulario de Solicitud de una contabilidad de divulgaciones de información médica protegida disponible en cualquier localidad de Sansum Clinic. Usted puede enviar este formulario por correo, por fax (805-898-3428), o en persona a: Health Information Services, ROI Department, 317 West Pueblo Street, Santa Barbara, CA 93105. Su solicitud se procesará dentro de 30 días a partir de que se reciba. La primera lista que usted solicite en un plazo de doce meses es gratuita, pero Sansum Clinic cobra por las listas adicionales dentro del mismo periodo de doce meses.

Solicitar una restricción sobre ciertos usos y divulgaciones de su Información médica protegida. Usted tiene el derecho a solicitar una restricción o limitación sobre la PHI suya que utilizamos o divulgamos. Por ejemplo, puede restringir o denegar la divulgación de su PHI a su plan de salud o compañía de seguros si usted pagó de su bolsillo para el tratamiento y servicios recibidos tal como están contenidos o descritos en dicha PHI. Nosotros debemos cumplir con este tipo de petición. Además, usted tiene el derecho de solicitar que restrinjamos nuestra divulgación de su PHI a sólo ciertos individuos involucrados en su atención, tales como parientes o amigos, como se indica en su expediente médico. Por ejemplo, usted puede solicitar que no utilicemos ni divulguemos información sobre una cirugía o tratamiento que haya tenido en la clínica a nadie que no sea su hija. Sansum Clinic no está obligada a aceptar su petición; sin embargo, si estamos de acuerdo, estamos obligados a cumplir nuestro acuerdo con usted, salvo cuando se requiere por ley, en emergencias o cuando la información sea necesaria para atenderlo. Para poder solicitar una restricción del uso o divulgación de su PHI por parte de la clínica, usted debe obtener y completar un formulario de Solicitud de restricción especial de uso o divulgación de información médica protegida y presentar este formulario por correo, por fax (805-898-3428), o en persona en Health Information Services, ROI Department, 317 West Pueblo Street, Santa Barbara, CA 93105. La solicitud debe describir (a) la información que usted desea restringir; (b) si usted está solicitando limitar el uso, divulgación o ambos de Sansum Clinic; y (c) a quién desea aplicar los límites. Su solicitud será procesada dentro de 30 días de haberse recibido.

Solicitar que Sansum Clinic se comunique con usted acerca de su salud y temas relacionados de una forma en particular o en un lugar determinado. Por ejemplo, usted puede pedir que le contactemos en su casa en vez de en el trabajo. Para solicitar este tipo de comunicación confidencial, debe obtener y completar un formulario de Solicitud de restricción en la forma o método de comunicación confidencial y enviarlo por correo, por fax (805-898-3428), o en persona a Health Information Services, ROI Department, 317 West Pueblo Street, Santa Barbara, CA 93105. Su petición debe especificar el método de contacto solicitado o el lugar donde desea ser contactado, aunque usted no tendrá que dar una razón para su solicitud. La clínica complacerá todas las peticiones razonables y su solicitud será procesada dentro de 30 días de haberse recibido.

Que Sansum Clinic y/o a uno de sus socios comerciales le notifique oportunamente cuando haya habido una infracción confirmada de su PHI. Por ejemplo, al descubrir que su información médica protegida, como los resultados de laboratorio o informes de radiología, fue enviada a un destinatario no autorizado, debemos informárselo dentro de los límites de tiempo requeridos. Además, debemos notificar sin demora injustificada, a ciertas agencias gubernamentales como lo exige la ley. 

Elegir a alguien que lo represente. Si usted le ha dado a alguien carta poder médica o si tiene designado un tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos a nombre suyo y tomar decisiones sobre su información médica. Sin embargo, Sansum Clinic se asegurará que su representante personal tenga tal autoridad y que puede actuar en su nombre antes que tomemos cualquier tipo de acción.

V. NUESTRAS RESPONSABILIDADES

Por ley, Sansum Clinic tiene obligación de mantener la privacidad y seguridad de su información médica protegida. Debemos proporcionarle un aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la información que recopilamos y conservamos que le pertenece a usted. La clínica debe atenerse a los términos de este Aviso de prácticas de privacidad y notificarle puntualmente si no podemos aceptar una restricción solicitada. Le informaremos oportunamente si se produce una infracción que pueda haber comprometido la privacidad o la seguridad de su PHI. Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas y hacer efectivas las nuevas disposiciones para toda la PHI que mantenemos. No utilizaremos ni divulgaremos su PHI sin su autorización, excepto como se describe en este NPP. Si usted nos dice que podemos utilizar su PHI, puede cambiar de opinión en cualquier momento siempre y cuando nos lo notifique por escrito. Si nuestras prácticas de información llegasen a cambiar, publicaremos oportunamente un NPP actualizado, el cual también deberá estar a su disposición a través de nuestra página web, www.sansumclinic.org, o cuando nos lo solicite.

VI. PARA RECIBIR MÁS INFORMACIÓN, PARA REPORTAR UN PROBLEMA, O PARA PRESENTAR UNA QUEJA

Si usted tiene preguntas y desea información adicional, puede comunicarse con la Oficina de privacidad de Sansum Clinic (Sansum Clinic Privacy Office) por teléfono al (805) 898-3513 o vía fax al (805) 692-4648.

Si usted piensa que sus derechos de privacidad se han infringido, puede presentar una queja por escrito con el Privacy Officer (encargado de los asuntos de privacidad) en 317 West Pueblo, Santa Barbara, CA 93105, o con Sansum Clinic Quality Management Department en 470 South Patterson Avenue, Santa Barbara, CA 93111.

Además, usted puede presentar una queja con el U. S. Secretary of the Department of Health and Human Services (DHHS), Office for Civil Rights, al enviar una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201; al llamar el (877) 696-6775; o al visitar el sitio web oficial en www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

No habrá ninguna represalia por presentar una queja ya sea con nosotros o la Oficina de derechos civiles.

(Updated July 2014)

Related Links
 
© 2014 Sansum Clinic