Sansum Clinic
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Prácticas de Privacidad de HIPAA

Aviso De Las Prácticas De Privacidad De Información De La Salud Protegida

ESTE AVISO DESCRIBE LA MANERA EN QUE PUEDE SER UTILIZADA Y REVELADA LA INFORMACIÓN SANITARIA SOBRE USTED Y EL MODO DE OBTENER ACCESO A ELLA. POR FAVOR REPÁSELO DETALLADAMENTE.

  1. Cómo Entender La Información De Su Expediente Médico
  2. Ejemplos De Los Usos Y La Revelación De Información De La Salud Protegida Para El Tratamiento, Pago Y Funciones Organizacionales Del Cuidado Médico (TPO: Treatment, Payment, and Health Care Operations)
  3. Autorizaciones
  4. Sus Derechos A La Información Sobre Su Salud
  5. Nuestras Responsabilidades
  6. Para Recibir Más Información, Reportar Un Problema O Registrar Una Queja

Cómo Entender La Información De Su Expediente Médico

Cada vez que usted visita el hospital, doctor u otro profesional de la salud, su visita se anota en un registro. Típicamente, este expediente contendrá información sobre sus síntomas, los resultados de su examinación física y pruebas diagnósticas, una evaluación de su condición médica actual y un plan para el cuidado o tratamiento futuro. Esta información, designada a menudo "expediente sanitario o médico," se considera "información sanitaria protegida" (PHI: protected health information). Sirve de base para el planeamiento y la documentación de su cuidado y tratamiento y es un medio de comunicación entre los varios profesionales sanitarios que contribuyen a su cuidado.

El expediente médico es también un documento legal que describe el cuidado que usted recibió. Es el medio por el cual usted o su compañía de seguro médico puede verificar que los servicios cobrados fueron realmente proporcionados. También puede servir como instrumento para la educación de los profesionales sanitarios y como fuente de datos valiosa en las iniciativas de investigación médica y el mejoramiento de la calidad de los servicios. Los funcionarios de sanidad pública encargados en promover la salud total de la comunidad también pueden utilizar el expediente médico. Además, se puede utilizar como fuente de datos para el planeamiento y la comercialización de la institución.

Un entendimiento del contenido de su expediente y de los usos de la información sobre su salud le ayuda a asegurarse de que la información sea correcta, a entender mejor a quién se le puede dar acceso a ella, cuándo, dónde, y porqué y a tomar decisiones más informadas al autorizar que se le proporcione esta información a otras personas.

Ejemplos De Los Usos Y La Revelación De Información De La Salud Protegida Para El Tratamiento, Pago Y Funciones Organizacionales Del Cuidado Médico (TPO: Treatment, Payment, and Health Care Operations)

La Clínica Médica de la Fundación Sansum Clinic solicita que usted firme por una sola vez un Consentimiento general para el cuidado médico que le permita a la organización, incluyendo a la farmacia de Sansum Clinic Prescription Pharmacy, utilizar o dar a conocer su información sanitaria con fines referentes al tratamiento, el pago o las funciones organizacionales del cuidado médico, según el siguiente esquema.

Utilizaremos su información de la salud en el tratamiento. Por ejemplo, la información obtenida por la enfermera, el médico, el educador de la salud u otro miembro de su equipo de cuidado médico será registrada en su expediente médico y utilizada para determinar el curso de tratamiento apropiado para sus problemas médicos o preocupaciones particulares. Su expediente médico en Sansum Clinic contendrá notas de todos los diversos profesionales de la salud que usted haya visto en la clínica para así asegurar la continuidad de su cuidado. Además, su expediente puede también contener copias de resultados de pruebas realizadas en la clínica (e.g. estudios de laboratorio y radiografías) y la correspondencia de otros profesionales sanitarios que le den tratamiento fuera de la clínica (con tal de que usted les haya autorizado a esos profesionales el envío de información a Sansum Clinic). Por lo tanto, su médico tendrá un cuadro exacto y completo de su condición médica y podrá mejor tratar, con seguridad, sus problemas médicos.

Utilizaremos su información sanitaria para obtener pago. Por ejemplo, después de su tratamiento le enviamos a usted o a un pagador tercero (compañía de seguros) una cuenta por los servicios prestados. La información en la cuenta puede incluir datos que lo identifican a usted, así como su diagnóstico y cualquiera procedimientos realizados y medicaciones o artículos utilizados.

Utilizaremos su información sanitaria para las funciones regulares del cuidado médico. Por ejemplo, los miembros del personal médico, el encargado de la reducción de riesgos o de la mejora de calidad o los miembros del equipo para mejorar la calidad pueden utilizar la información en su expediente médico para determinar el cuidado y los resultados en su caso o casos similares. Esta información entonces será utilizada en vías de mejorar continuamente la calidad y la eficacia del cuidado médico y de los servicios que proporcionamos.

  • Socios: Hay algunos servicios proporcionados en nuestra organización a través de contratos con socios. Estos incluyen servicios de fotocopia que utilizamos para reproducir su expediente médico, servicios de transcripción para transcribir las notas de los médicos o servicios de asesores que nos asisten en varios aspectos de la administración del cuidado médico. Al contraer estos servicios, podemos dar a conocer su información sanitaria a nuestro socios para que pueda realizar el trabajo que le hemos pedido. Para proteger su información sanitaria, sin embargo, requerimos que el socio salvaguarde apropiadamente su información y firme un contrato que le obligue a ello.
  • Notificación, Recordatorios: Podemos ponernos en contacto con usted por correo o teléfono para recordarle de una cita próxima o informarle los resultados de pruebas.
  • Comunicación con la familia: Usando prudencia, los profesionales del cuidado médico pueden dar a conocer su información sanitaria a un miembro de su familia, amigo personal o a cualquier otra persona que usted identifique esté involucrada con su cuidado o el pago relacionado con su cuidado. Sin embargo, usted tiene el derecho de indicar la persona o personas a quienes podemos dar a conocer esta información.
  • Investigación: Podemos dar a conocer información a investigadores científicos cuando un comité examinador institucional (IRB: institutional review board) o "comité de privacidad" haya aprobado la investigación en base a un repaso de la propuesta y los protocolos establecidos para asegurar la privacidad y confidencialidad de su información sanitaria. Además, se le permite a la clínica utilizar o dar a conocer información sanitaria protegida registrada o recibida para la investigación antes del 14 de abril de 2003, con tal que exista en archivo un permiso legal expreso o un consentimiento informado de usted o su representante.
  • Directores de funerarias: Podemos dar a conocer información sanitaria a los directores de funerarias de acuerdo a la ley vigente para asistirles a desempeñar sus deberes.
  • Comercialización: Podemos ponernos en contacto con usted para proporcionarle información sobre tratamientos alternativos, medicinas nuevas u otras ventajas y servicios relacionados con la salud que le puedan interesar.
    Recaudación de fondos Podemos ponernos en contacto con usted como parte de un esfuerzo de recaudación de fondos.
  • La Administración de Drogas y Alimentos (FDA: U.S. Food and Drug Administration): Podemos dar a conocer al FDA cualquier información sanitaria relacionada con acontecimientos inusuales o adversos en conexión con las medicaciones, los suplementos o aparatos médicos para facilitar la retirada del mercado de medicaciones o equipo médico.
  • Remuneración de los trabajadores: Podemos dar a conocer información sanitaria en cuanto lo autorize la ley y en cuanto sea necesario para cumplir con leyes referentes a la remuneración de los trabajadores u otros programas similares establecidos por ley.
  • Salud pública: Según los requisitos de la ley, podemos revelar su información sanitaria a las autoridades de salud pública o autoridades legales encargadas con la prevención y el control de la enfermedad, lesiones o incapacitación. Esta información que podemos revelar incluye, entre otras cosas, el abuso o la negligencia, enfermedades comunicables y reacciones a los medicamentos o problemas con productos o aparatos médicos.
  • Actividades de supervisión sanitaria: Podemos dar a conocer su información sanitaria a una agencia de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por la ley. Las actividades de supervisión pueden incluir investigaciones, inspecciones, intervenciones, exámenes, provisión de licensias y acciones disciplinarias, procedimientos o acciones criminales u otras actividades que el gobierno necesita para supervisar los programas, la conformidad con leyes del derecho civil y el sistema de cuidado médico en general.
  • Cumplimiento con la ley: Podemos revelar su información sanitaria si la pide un funcionario jurídico o para responder a una citación legal válida, autorización de búsqueda, orden judicial u otro proceso legal similar. Por ejemplo, podemos revelar su información sanitaria si la piden funcionarios jurídicos en las circunstancias siguientes: sospecha de conducta criminal o muerte que potencialmente sea el resultado de conducta criminal o para responder a un arresto, una citación, orden judicial, orden de comparecencia u otro proceso legal similar.

Autorizaciones

La Sansum Clinic le puede pedir a usted que firme una autorización dándole permiso de utilizar su información sanitaria protegida para propósitos que no sean el tratamiento, el pago o las funciones de cuidado médico, o permitiendo la revelación de esta información a terceras personas con propósitos no delineados anteriormente en la sección II. Algunos ejemplos: entrega de información a un empleador para decisiones sobre su empleo o revelación de información para determinar si es elegible para el seguro de vida. Además, se requiere una autorización para utilizar o revelar las notas de sicoterapia con fines de tratamiento por personas que no sean el autor de las notas.

Sus Derechos A La Información Sobre Su Salud

Aunque su expediente médico es la propiedad física de la Sansum Clinic, la información que contiene le pertenece a usted. Por lo tanto, usted tiene los derechos siguientes con respecto a la información sanitaria que mantenemos sobre usted:

  • El derecho de obtener una copia impresa de nuestro Aviso De Las Prácticas De Privacidad De La Información Sanitaria Protegida cuando la pida. Al firmar el Consentimiento general para el tratamiento durante su registración, le proporcionamos una copia de este aviso para que la lea y lleve a su casa.. Una copia de este aviso también se fija en todos los edificios de Sansum Clinic y en nuestra dirección electrónica,www.sansumclinic.org/. Aunque usted haya obtenido este aviso en otra forma anteriormente, aún tiene el derecho de recibir una copia impresa cuando la pida.
  • El derecho de examinar una copia de su expediente médico. Usted tiene el derecho de examinar su información sanitaria que pueda ser útil en la toma de decisiones sobre su cuidado. Esto incluye expedientes médicos y de facturas, pero puede excluir cierta información sobre la salud mental (e.g., notas de sicoterapia). Para ver su expediente médico en persona, debe hacer una petición por escrito al departamento de servicios de información sanitaria de Sansum Clinic: Sansum Clinic Health Information Services (HIS) Department (Attention: Release of Information/Correspondence), 317 West Pueblo Street, Santa Barbara, CA 93105. Usted obtendrá una respuesta sobre a su petición dentro de 5 días laborales, después de lo cual puede ir a la oficina de correspondencia a examinar sus expedientes en persona. En algunas circunstancias limitadas, su profesional sanitario puede negar su petición de examinar su expediente médico y le notificaremos por escrito de la negacion y su motivo. En tales casos, usted puede solicitar que la negacion sea repasada. Otro profesional médico licenciado, designado por Sansum Clinic, repasará su petición y la negacion. Sansum Clinic se regirá por el resultado de la revisión secundaria.
  • El derecho de obtener una copia de su expediente médico. Usted puede solicitar una copia de su expediente médico si le provee una Autorización para revelar información sanitaria al departamento de servicios de información sanitaria de Sansum Clinic (HIS: Health Information Services, Attention: Release of Information/Correspondence), 317 West Pueblo Street, Santa Barbara, CA 93105. El precio de una copia impresa para su uso personal depende de cómo usted desee que le entreguemos su expediente. Sin embargo, no le cobraremos nada si pide que el departamento de servicios de información sanitaria envíe la copia directamente a su médico o a otro profesional sanitario. Su petición será procesada dentro de 15 días laborales y usted será notificado en cuanto su copia esté lista. Según lo delineado anteriormente, una petición para obtener copia de cierta información sobre la salud mental puede ser negada por su profesional sanitario, lo cual le será notificado a usted dentro de 5 días laborales a partir del recibo de su petición.
  • El derecho de agregar información o solicitar una enmienda a la información en su expediente médico. Si usted cree que la información sanitaria que tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, puede proporcionarnos en escrito una adición a cualquier artículo o declaración en su expediente médico o puede pedir que corrijamos la información. Para registrar una adición escrita, debe completar una Petición para registrar una adición a la información sanitaria protegida. Para solicitar una enmienda, debe llenar una Petición de enmienda a la información sanitaria protegida. Puede enviar la forma adecuada por correo o por fax (805-898-3428) o llevarla en persona a Sansum Clinic Health Information Services (HIS) Department (Attention: Release of Information/Correspondence), 317 West Pueblo Street, Santa Barbara, CA 93105. Asegúrese de incluir la razón por la que solicita la adición o enmienda. Si su petición no está en escrito o no indica sus razones, podríamos rechazarla. Además, podemos negar su petición si usted pide que cambiemos información que:
    • No fue originada por la clínica, a menos que la persona o la entidad que generó la información ya no esté disponible para hacer la enmienda.
    • No es parte del expediente médico (su PHI) guardado por la clínica.
    • No es parte de la información que le es permitido examinar o copiar según la política de la clínica.
    • Es correcta y completa en su estado actual.

La oficina de revelación de información y correspondencia responderá a su petición en el plazo de 15 días después de haberla recibido.

  • El derecho de revocar en cualquier momento su autorización del uso o la revelación de información sanitaria, a menos que ésta ya haya sido utilizada o revelada. Por ejemplo, Sansum Clinic puede obtener su autorización escrita de utilizar o de revelar su información sanitaria con fines que no sean el tratamiento, el pago o las funciones operacionales del cuidado médico (e.g., usted puede firmar una autorización permitiendo que Sansum Clinic revele su información sanitaria protegida a una compañía de seguro de vida para obtener cobertura del seguro de vida). Usted puede revocar cuando sea cualquier autorización que nos proporcione con respecto al uso o el acceso a su información sanitaria. Debe hacer su petición en escrito al Sansum Clinic HIS Department (Attention: ROI/Correspondence Office), 317 West Pueblo Street, Santa Barbara CA 93105. Su petición será procesada dentro de 15 días laborales a partir de ser recibida. No seguiremos usando ni dando a conocer su información sanitaria con los fines descritos en la autorización después de que usted la haya revocado.
  • El derecho de obtener una "contabilidad de accesos" a su información sanitaria. La contabilidad de accesos es una lista que la Sansum Clinic hace de ciertos accesos a su información sanitaria no rutinarios hechos con fines no relacionados con el tratamiento, el pago o las funciones operacionales del cuidado médico, para los cuáles usted no dió autorización firmada. Algunos accesos no rutinarios incluyen aquellos hechos por funcionarios de la ley o de la salud pública. Para obtener una contabilidad de accesos, usted debe completar una forma titulada Petición de contabilidad de accesos a la información sanitaria protegida, disponible en cada ubicación de Sansum Clinic. Usted puede presentar esta forma por correo, por fax (805-898 3428) o en persona al Sansum Clinic HIS Department (Attention: ROI/Correspondence Office), 317 West Pueblo Street, Santa Barbara CA 93105. La petición debe indicar el período que cubre, el cual no debe sobrepasar seis (6) años a partir de la fecha del acceso y no puede incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. Su petición será procesada en el plazo de 30 días de ser recibida. La primera lista que usted solicite dentro de un período de doce meses es gratuita, pero Sansum Clinic le cobrará por listas adicionales dentro del mismo período de doce meses.
  • El derecho de solicitar la restricción de ciertas aplicaciones y accesos a su información sanitaria. Usted tiene el derecho de solicitar una restricción o una limitación de la información sanitaria que utilizamos o revelamos sobre usted. Además, tiene el derecho de solicitar que el acceso a su información sanitaria se le permita solo a ciertos individuos implicados en su cuidado, tales como los miembros de su familia o amigos. Por ejemplo, usted puede pedir que no utilizemos o revelemos la información sobre una cirugía o un tratamiento que usted tuvo en la clínica a ninguna persona que no sea su hija. Sansum Clinic no tiene que estar de acuerdo con su petición. Sin embargo, si convenimos, estamos limitados por los requisitos de la ley, en las emergencias o cuando necesitamos la información para darle tratamiento médico. Para solicitarle a Sansum Clinic una restricción del uso de su información sanitaria o del acceso a ella, usted debe obtener y completar una forma titulada Petición de restricción especial del uso o acceso a información sanitaria y presentarla por correo, por fax (805-898 3428), o en persona al Sansum Clinic HIS Department (Attention: ROI/Correspondence Office), 317 West Pueblo Street, Santa Barbara CA 93105. La petición debe describir (a) la información que usted desea restringir, (b) si usted está solicitando el uso limitado, acceso limitado o ambos y (c) las personas a las cuales desea que se apliquen los límites. Su petición será procesada en el plazo de 30 días despues de haber sido recibida.
  • El derecho de solicitar que Sansum Clinic se comunique con usted acerca de su salud y asuntos relacionados a ella de una manera particular o en cierta ubicación (e.g., usted puede pedir que nos pongamos en contacto con usted en su domicilio en vez de su lugar de empleo). Para solicitar un tipo de comunicación confidencial, usted debe obtener y completar la forma titulada Petición de restricción de la manera o el método usado en las comunicaciones confidenciales y presentarla por correo, por fax (805-898-3428), o en persona al Sansum Clinic HIS Department (Attention: ROI/Correspondence Office), 317 West Pueblo Street, Santa Barbara CA 93105.. Su petición debe especificar el método de contacto solicitado o la ubicación en donde desea que nos pongamos en contacto con usted. Sansum Clinic cumplirá con todas las peticiones razonables. Usted no necesita dar la razón por su petición. Sin embargo, ésta debe ser clara y específica en cuanto a cómo, cuándo y dónde desea que nos pongamos en contacto con usted. Su petición será procesada en el plazo de 30 días a partir de ser recibida.

Nuestras Responsabilidades

Sansum Clinic tiene el deber de mantener la privacidad de su información sanitaria y de proveerle a usted un aviso sobre nuestros deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a la información que colectamos y mantenemos acerca de usted. Sansum Clinic debe seguir los términos de este aviso y notificarle si no podemos convenir con una restricción solicitada. Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas y de poner en efecto las nuevas provisiones en cuanto a toda la información sanitaria protegida que mantenemos. No utilizaremos ni revelaremos su información sanitaria sin su autorización, excepto según lo descrito en este aviso. Si nuestras prácticas con respecto a la información cambian, fijaremos una revisión del Aviso de las prácticas de privacidad de información sanitaria protegida, la cual estará a la disposición de quien la pida.

Para Recibir Más Información, Reportar Un Problema O Registrar Una Queja

Si usted tiene preguntas y quisiera recibir información adicional, puede ponerse en contacto con al Director de Servicios de Información Sanitaria (Director of Health Information Services) llamando al (805) 681-7527 o por fax al (805) 681-7503.

Si cree que sus derechos de privacidad han sido violados, puede registrar una queja escrita dirigida al Oficial de la Privacidad de Sansum Clinic (Sansum Clinic Privacy Officer, 317 West Pueblo, Santa Barbara, CA 93105), o al departamento de gerencia de la calidad de Sansum Clinic (Sansum Clinic Quality Management Department, 470 South Patterson Avenue, Santa Barbara, CA 93111).

Además, puede presentar una queja a la Secretaría de Salud y Servicios Humanos (Secretary of Health and Human Services) o a la Oficina de Derechos Civiles de los EE.UU. ( U.S. Office of Civil Rights). No habrá represalia por registrar una queja.

FECHA DE VIGENCIA: 14 de abril de 2003

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